EssVisions tankar om GDPR

Evolution GDPR

Kort om GDPR

Den 25 maj 2018 träder den nya europeiska dataskyddsförordningen GDPR i kraft och ersätter nationella regler som exempelvis PUL.

GDPR handlar om att individer har en del rättigheter när det gäller vilka personuppgifter som samlas om dem. Personuppgifter är enligt direktivet all information som är kopplad till en person som namn, foto, e-postadress, bankuppgifter, inlägg på sociala medier, platsinformation, medicinsk information och datorns IP-adress. Denna förordning kommer att förändra sättet er organisation samlar in, lagrar och använder personuppgifter på.

Vi på EssVision kommer att utöka Evolution med verktyg som hjälper er att efterleva de nya reglerna så att exempelvis utsökning och rensning av personuppgifter kan göras mer effektivt och samlat.

Verktyg som kommer implementeras i Evolution

  • Verktyg för att söka fram personuppgifter som finns lagrade kring en specifik fysisk person.
    Sökningen ger en översikt över vilka uppgifter som finns kring en person i t.ex. kontaktuppgifter på ärenden och handlingar, uppgifter i adress- och kundregister och uppgifter i distributioner och expediering.

  • Verktyg för att rensa personuppgifter kopplade till en specifik fysisk person
    En person har rätt att begära att få bli borttagen ur register. Verktyget hjälper till att rensa personuppgifter kopplade till ärenden och handlingar. Exempel på personuppgifter är: kontaktuppgifter, kunduppgifter, fastighetsuppgifter, adress- och kundregister samt uppgifter i distributioner.
  • Verktyg för att exportera till e-arkiv
    Det är inte alltid självklart att alla personuppgifter kan eller ska rensas ur alla register på en begäran från personen i fråga. Det handlar om frågor som uppgifter som finns i aktuella ärenden eller i allmänna handlingar som ska bevaras. Vad det gäller uppgifter i allmänna handlingar som ska bevaras så måste det första alternativet vara att först arkivera handlingarna för bevarande. Därefter rensa uppgifterna ur Evolution. Som stöd för detta kan då en standardiserad funktion för export till e-arkiv var till hjälp. I denna funktion kommer handlingar och ärenden märkas upp som arkiverade. Detta i sin tur kommer också ge möjligheten att efter arkivering ”gallra” arkiverat material ur Evolution snarare än att rensa materialet från personuppgifter.
  • Förbättrade gallringsfunktioner
    I Evolution idag styrs gallring, och bevarande, utifrån handlingens angivna handlingstyp. Detta ändras nu så gallringstid sätts på den enskilda handlingen. Detta kan göras vid vilket tillfälle som helst. Om ingen gallringstid angetts vid avslut kommer handlingen få gallringstid utifrån vad som handlingstypen föreslår. Detta kan såklart ändras i efterhand om handlingen ska undantas från normala regler.

Bättre och starkare relationer

Samtidigt som GDPR skapar utmaningar för organiationer, så skapar den även möjligheter. En organisation som visar att de värdesätter individens integritet, som är transparent kring hur de använder informationen bygger grunden för ett djupare förtroende och fler lojala kunder.