Snabbare ärenden i Ystad

Snabbare ärenden i Ystad

Ystads kommun har lanserat sina första e-tjänster. Digitaliseringen har flera vinnare. Medborgarna slipper byråkrati och handläggarna får jobba mer effektivt.

Skånska kommunerna Hörby, Höör, Kristianstad, Simrishamn och Ystad samarbetar i projektet Medborgarportalen. Det är en gemensam satsning på en digital plattform för smarta e-tjänster. Ystads kommun lanserade de första e-tjänsterna i mars 2015.

Allt på samma ställe

– Syftet är att göra det enklare för medborgarna. Du loggar in med e-legitimation och får alla dina ärenden samlade på ett och samma ställe, säger Håkan Lindquist, e-strateg på Ystads kommun.

De ärenden det kan handla om är ansökan om trygghetslarm, ansökan om bostadsanpassning och vård via lagen om särskilt stöd. Även frågor, synpunkter och felanmälningar tas emot på Medborgarportalen.

På Medborgarportalen har Ystads kommun också alla blanketter digitaliserade som ifyllbara pdf-dokument. Men det är skillnad på digitala blanketter och fullvärdiga e-tjänster.

Digitaliserad ärendekedja

Det som utmärker en e-tjänst är att hela ärendekedjan från ansökan till arkivering är digitaliserad. Håkan Lindquist är tveksam till om det finns någon svensk kommun som kommit så långt.

– Den handfull e-tjänster vi nu lanserat på Socialförvaltningen är en bra början. När det gäller arkivering har vi jobb kvar att göra. Digital arkivering är en het fråga i svenska myndigheter idag och det handlar till stor del om juridiken.

Håkan Lindquist, Ystad kommun, Evolution Kund

Håkan Lindquist, e-strateg på Ystads kommun. Foto: Mattias Rockström.

E-tjänster gör livet enklare för både medborgare och handläggare.

– När ärenden kommer in på papper är de ofta ofullständiga vilket gör att de måste skickas tillbaka igen. Det blir ingen glad av. Med e-tjänsterna kommer ärenden in kompletta med verifierade och kvalitetsgranskade personuppgifter.

– Vi pratar om långsiktiga effekter. När tjänsterna införs så tittar alla samtidigt på hur de jobbar, att det är effektivt, och det får effekt. Våra handläggare blir glada när de slipper onödigt arbete.

Komplexa kommuner

Privata företag som banker och försäkringsbolag har haft e-tjänster länge. Hos kommuner har det emellertid dröjt.

– Ett vanligt företag har två–tre system ungefär. Sälj, lager och ekonomi. Vi däremot har 40–50 ärendesystem som ska samverka. Vi har upp mot 150 olika blanketter. Under ytan är en kommunverksamhet förvånande komplex.

När ärenden kommer från medborgarna rakt in i verksamhetssystemen verifierade och klara innebär det nya sätt att jobba internt.

– Det blir inte högre krav men det blir andra krav. Jag jobbar mycket ute i verksamheten och gör analyser och diskuterar arbetsformer för att få det att fungera bättre. Alla måste vara delaktiga. Bygga system är den enkla biten, säger Håkan Lindquist.

En viktigt faktor för att få e-tjänsterna att fungera fullt ut är att koppla ärenden till individer. Varje medborgare som loggar in med e-legitimation ska kunna se alla sina ärenden oavsett hur de kommit in. Digitalt, via brev eller telefon.

Det lyckas Ystads kommun åstadkomma genom att använda kundmodulen i ärendehanteringssystemet Evolution. Bland de fem kommuner som deltar i Medborgarportalen har Ystad fungerat som test- och konfigurationssajt för kundmodulen.

– Tack vare detta får jag som medborgare full pejl på alla ärenden jag har med kommunen. Och som handläggare kan jag söka på en viss person och få en bild av den personens alla ärenden. Kundmodulen knyter ihop det.

E-tjänsterna är fortfarande nya, till en början få och ganska nischade. Håkan Lindquist har inte hunnit få så mycket återkoppling från medborgarna ännu. En särskilt nyfiken grupp har dock hört av sig.

– Det kom ett mejl från pensionärsrådet i Ystad som undrade hur det gick med e-tjänsterna. Jag var hos dem i början av mars och visade plattformen när den precis hade släppts. Det gjorde mig extra glad.

– En av mina frågor till dem var hur många som använde e-legitimation. Det visade sig att av de 25 deltagarna på mötet var det alla utom en.